Ledenvergadering verslag 12-03-2016

Notulen Algemene ledenvergadering Begrafenisvereniging “De Laatste Eer”

12 maart 2016 in “Ús  Doarpshûs” in Hitzum.

Opening.

De voorzitter Gerrit van Wallinga heet alle aanwezigen van harte welkom. De bode van de vereniging, dhr. Henk Smits, is aanwezig.

De reserve bode dhr. Willem Zijlstra heeft zich afgemeld evenals dhr. Hendrik Schukken, drager

De voorzitter vraagt een moment stilte voor de volgende overleden leden/niet leden  van het afgelopen jaar:

Antje Bergsma-Hofstra                                 overleden op 14 februari         85 jaar
Teade Zijlstra                                                overleden op 24 april              62 jaar
Jan Bouma                                                   overleden op 2 juni                  92 jaar
Tjerk Koudenburg(geen lid)                          overleden op 29 juni                95 jaar
Ljipkje Salverda                                            overleden op 29 juni                83 jaar
Klaas Dijkstra                                               overleden op 3 september       62 jaar
Bauke Dijkstra                                              overleden op 14 oktober          79 jaar
Jelle van der Molen                                      overleden op 18 december      76 jaar

Ingekomen stukken en mededelingen.

* Dankbetuiging van Rients de Boer, voormalig bode uit Achlum.
* Kerstkaart van de firma Beimers.
* Diverse edities van het vakblad “De  Uitvaart”.
* Vergadering Cluster Noordwest Friesland in Oosterbierum: Joukje Kampen, Betty Blanksma en Gerrit van Wallinga zijn hier naar toe geweest. Enkele aspecten van deze vergadering worden toegelicht:

* Het aantal afdelingen van het cluster waar Hitzum bij hoort, is uitgebreid. Witmarsum, Pingjum en Lollum/Waaxens zijn erbij gevoegd. Er is gesproken over de onderlinge samenwerking tussen de verenigingen. Waarmee en wanneer men elkaar kan assisteren, moet men dit zeker niet laten.

* De aanwezige leden spreken hun zorg uit omtrent de toelating van de vereniging van Pingjum aan het cluster. Naar de mening van de leden zijn daar de zaken bestuurlijk niet op orde.

* Het werven van leden is voor nu en zeker in de toekomst een aandachtspunt. Omdat de concurrentie van crematoria en zzp’ers steeds groter wordt, moeten verenigingen werken aan een toename van het aantal  leden.

* Dhr. Jappie Visser uit Oosterbierum is statutair afgetreden als voorzitter. De bijbehorende afdelingen leveren een nieuwe voorzitter.

* Er werd op verzoek van de bodes voorgesteld om een specifieke cursus verzorging voor de bodes te organiseren. Inmiddels is hier naar gevraagd bij de diverse verenigingen en kon men zich opgeven.

  • De Federatie Friesland Uitvaartverenigingen algemene ledenvergadering heeft in Sneek plaatsgevonden en is door Gerrit van Wallinga bezocht.

Hij heeft hier gerefereerd aan een item in de Leeuwarder Courant, geplaatst onder de rubriek: Ter gast.  Een mevr. uit Hardegarijp liet zich hierin nogal negatief uit over het hebben en werven van jeugdleden bij begrafenisverenigingen. Het federatie bestuur zal  hier aandacht aan schenken en gaat in gesprek met deze mevrouw. Ook heeft Gerrit de absentie benoemd van de federatie op de Uitvaartbeurs. Men antwoordde dat de stand voor de beurs e.d. nog niet klaar was. Jammer, hoe klein ook, niet aanwezig, is een gemiste kans.

Gerrit meldt dat de algemene indruk is dat de federatie interne en externe zaken nu goed op de rails heeft na de heftige bestuurlijke periode

* Op de vergadering werd bekend gemaakt dat er nu 19 clusters worden geformeerd in Friesland. Er zijn 7 verenigingen uit de federatie vertrokken. Zij gaan zelfstandig hun weg vervolgen. De reden waarom gaat de voorzitter van de federatie onderzoeken.

* Verenigingen waarvan het dekkingsgraad onder de € 125.000 zit,  kunnen niet meedoen aan investeren en beleggen. De verenigingen worden nogmaals  gewezen op het feit dat zij de financiën accuraat en vertrouwd  beheren. Check, check en dubbelcheck.

  • Martje Reitsema heeft zich bij het bestuur aangemeld als aflegster van overledenen.
  • Bode Henk Smits is inmiddels zzp’er geworden.
  • Bij huidige begrafenissen zijn een aantal aspecten die doorgesproken dienen te worden o.a. klokluiden, sleutels, baarhokje, schragen, touwen. Tjalling Dijkstra meldt dat er een vaste aanspreekpunt ontbrak door de ontstane vacature van een koster. Hierdoor ontstonden enkele communicatieve en logistieke moeilijkheden. Grietje Noordmans is nu vast aanspreekpunt en daardoor zijn er al veel zaken opgelost. Dit beaamt de bode Henk Smits.
  • De rijdende baar moet worden opgeknapt Tevens is het houten omschotwerk om het gegraven graf toe aan vernieuwing. Een oplossing zou kunnen zijn, deze constructie opnieuw te verven eventueel met een schep zand er doorheen voor de stroefheid i.v.m. het uitglijden. Het framewerk voor in het graf zou vervangen kunnen worden door aluminium. Dit is veel lichter. Vraag is: knappen we dit op of koopt de vereniging nieuw? Uit de vergadering wordt bekend gemaakt dat het materiaal behoort aan de kerk….behalve de baar. Deze is eigendom van de vereniging. Voor financiën zou men een beroep op subsidies kunnen doen.

De materialen-kar is aangepast. Er zitten nu 4 wielen onder met een draaischamel en een lange voortrekstang.

Notulen

Joukje Kampen leest de notulen voor en deze worden goedgekeurd.

Financieel verslag

  • De overzichten liggen ter inzage en bevraging op tafel. Penningmeester Betty Blanksma heeft zaken prima voor elkaar. Dekkingsgraad van het geheel is uitstekend. Aan de ledenkorting en de contributie wordt niets veranderd.
  • Actuarieel Rapport.

Er valt een dekkingsgraad van 131% te constateren voor onze vereniging. Dat is ruim voldoende om niet aan de ledenkorting en contributie te tornen. De vereniging telt 91 vrouwelijke leden, 99 mannelijke en 31 jeugdleden.

De kascontrole is uitgevoerd door Sjoerd v.d. Weide en Harm Schaafsma en deze verlenen de penningmeester décharge.  Aftredend is  Harm Schaafsma, nieuw lid voor deze commissie is Tjalling Dijkstra.

Pauze

Tijd voor een heerlijk kopje koffie/thee met traktatie. De inwendige mens voorzien van goede zaken inclusief een gesprek met de buurman/vrouw.

Bestuurverkiezing

Aftredend en herkiesbaar is de voorzitter Gerrit Wallinga.  Deze wordt met applaus per acclamatie wederom benoemd.

Rondvraag

Martsje Schaafsma merkt op dat wanneer het gaat om nieuwe leden aan de vereniging te binden, nieuwe inwoners van Hitzum zeker benaderd moeten worden. Het bestuur meldt dat dit reeds gebeurt. Wanneer er een ledenvergadering plaatsvindt, ontvangt een ieder in ons dorp deur aan deur een uitnodiging.

Sjoerd v.d. Weide en Bouwe Blanksma maken de vergadering er op attent dat het binnendragen van de kist met overledene in het dorpshuis problemen oplevert. Trappen en een te nauwe deur-doorgang belemmeren een vloeiend binnenbrengen van de overledene. Vraag is dan ook hoe de kist op het podium wordt geplaatst?  Komt men via de nieuwe ingang of kiest men voor de oplopende oude ingang. Conclusie van de hierna volgende discussie is dat hierin  altijd het gesprek die bode met de familieleden heeft, leidend is. De naasten bepalen wat er gaat gebeuren. De bode heeft inmiddels na een aantal begrafenissen vanuit ons nieuw dorpshuis de nodige ervaring opgedaan om te weten wat de knelpunten en de oplossingen zijn.

Ook komt hierbij de aansprakelijkheids-verzekering ter sprake. De dragers zijn bij hun werkzaamheden verzekerd bij de vereniging. Eventuele familieleden die een specifieke uitvoering willen toevoegen aan begrafenissen, niet. Wanneer familie wel handelingen wil verrichten, moet dit aan hen worden gemeld en dient er een handtekening te worden geplaatst. Dit in verband met de eigen risico en aansprakelijkheid

Bode Henk Smits vermeld dat zijn telefoonnummer 0517-591326 is.

Piet Viëtor merkt op dat de pakken die de dragers aan hebben slijtage plekken vertonen. Drager  Hans Nauta heeft aangegeven dat het boord van het jasje te nauw om zijn nek sluit. De voorzitter belooft contact op te nemen met Hans Nauta.

Gerrit van Wallinga  merkt op dat de firma Beimers nog steeds het rouwvervoer uitvoert. Dit onderdeel van de firma staat los van het faillissement van Beimers taxi.  Tevens vraagt hij zich af of ouderen tijdens een rouwdienst in het Dorpshuis er weet van hebben dat zij een lift tot hun beschikking hebben. De sleutels resorteren in het beheer van het dorpshuis-personeel die op dat moment aanwezig zijn.

Bode Henk Smits meldt dat hier aandacht voor is. Alle rouwdienst aanverwante zaken gaan volgens een vaste route: bode-familie-bode- Joki Bakker(contact persoon dorpshuis). Dit geldt ook voor het afspelen van eventuele muziek.

Piet Viëtor vraagt of dragers meelopen vanaf het begin van het dorp?? Het antwoord is dat met alle belanghebbenden dit van te voren wordt afgesproken. Wanneer nodig en afgesproken loopt de bode loopt vooraan de stoet en begeleidt het geheel naar de bestemming.

Harm  Schaafsma brengt onder de aandacht dat wanneer er begrafenissen plaatsvinden in het kerkgebouw het goed is om te weten dat dan de toiletten van het dorpshuis ook beschikbaar zijn. Met deze vermelding is een einde gekomen aan de ledenvergadering.

De voorzitter bedankt een ieder; bode, dragers, penningmeester, secretaris, leden en alle vrijwilligers van harte voor de aanwezigheid en verleende diensten en wenst ons wel thuis.

Comments are closed.